Bankkonten einrichten

Konfigurieren Sie Ihre Finanzierungsbankkonten.

• Stellen Sie sicher, dass Ihren Xero-Bankkonten eine gültige IBAN und BIC zugewiesen sind.
• Gehen Sie in Xero zu Buchhaltung -> Bankkonten.
• Klicken Sie beim entsprechenden Bankkonto auf Konto verwalten und dann auf Kontodetails bearbeiten.
• Geben Sie im Dialogfeld für die Bankkontodetails Ihre IBAN im Feld Kontoname und Ihre BIC im Feld Kontonummer ein.

Kontakte einrichten

Stellen Sie sicher, dass die Kontaktdaten für die Formatierung gültig sind.

• Gehen Sie in Xero zur Seite Kontakt bearbeiten.
• Klicken Sie auf Finanzdetails, geben Sie die IBAN des Kontakts in das Feld Bankkontonummer und die BIC in das Feld Details ein.
• Klicken Sie auf Adressen und geben Sie Adresse, Stadt und Postleitzahl des Kunden ein.

Lieferanten QR-Rechnungen einrichten

Fügen Sie die erforderliche Referenz zur Verarbeitung von QR-Zahlungen hinzu.

• Um QR-Zahlungen zu verarbeiten, gehen Sie auf die Seite Rechnung bearbeiten in Xero.
• Geben Sie die Schweizer QR-Referenz der Rechnung in das Feld Referenz ein.

Organisationsdetails einrichten

Validieren Sie die Details Ihrer Unternehmensidentität.

• Gehen Sie zu Einstellungen -> Organisationsdetails.
• Stellen Sie sicher, dass der rechtliche Name, die physische Adresse und die Steuernummer vollständig ausgefüllt sind.

Organisation verknüpfen

• Navigieren Sie zum Bereich Organisationen.
• Klicken Sie auf "Organisation hinzufügen" und folgen Sie den OAuth2-Xero-Anweisungen.
• Wählen Sie den Xero-Mandanten, auf den Digintu zugreifen darf.

Multi-Entity-Konfiguration

• Kostenlose und Standard-Pläne sind auf 1 aktive Verbindung beschränkt.
• Advanced-Pläne enthalten standardmäßig 3 Verbindungen. Sie können über Ihre Profileinstellungen zusätzliche Organisationslimits erwerben.

Organisationen trennen

• Klicken Sie im Bereich Organisationen auf das Trennen-Symbol neben der aktiven Verbindung.
• Dadurch wird das OAuth2-Tracking-Token sofort gelöscht.

QR-Rechnungen & ZUGFeRD

Verarbeitung einzelner PDF-Uploads.

• Wählen Sie die Richtung 'Einkäufe' oder 'Verkäufe'.
• Wählen Sie 'Schweizer QR' zum Parsen von Standardbelegen oder 'Factur-X/ZUGFeRD' für eingebettetes XML.
• Der Kontakt aus QR oder ZUGFeRD wird erkannt und automatisch mit dem Kontakt in Xero abgeglichen.
• Digintu validiert automatisch QR-IBAN-Regeln und 27-stellige QRR-Referenzen.

CSV-Massenimport

Umgang mit Bulk-Spreadsheet-Daten.

• Laden Sie eine CSV-Datei hoch und ordnen Sie Ihre spezifischen Spalten den Xero-Feldern zu.
• Legen Sie eine Fallback-Währung (z.B. CHF) für Zeilen ohne Währungsdaten fest.
• Generieren Sie eine Vorschau, um die Beträge zu überprüfen, bevor Sie sie zu Xero pushen.

Manuelle Eingabe

Für Rechnungen ohne digitale Dokumente.

• Wählen Sie 'Manuelle Eingabe'.
• Suchen Sie nach einem bestehenden Xero-Kontakt oder geben Sie einen neuen Namen ein.
• Füllen Sie die erforderlichen Felder für IBAN, Adresse und Betrag aus, um direkt zu pushen.

Erstellung eines Zahlungsstapels

• Filtern Sie im Rechnungs-Arbeitsbereich nach "Einkäufe (Lieferantenrechnung)".
• Wählen Sie mit den Kontrollkästchen die Rechnungen aus, die Sie bezahlen möchten.
• Klicken Sie auf "Ausgewählte Rechnungen verarbeiten", um sie im Clearing Engine bereitzustellen.

Zahlungsstrategien

• Wählen Sie Ihr Xero-Bankkonto und das Ausführungsdatum.
• Wählen Sie die Strategie: Schweizer Inland (Regulär), Schweizer QR-Rechnung oder International (SEPA).
• Klicken Sie auf Erstellen & Herunterladen, um Ihre XML-Datei zu erhalten.

Inline-Bearbeitung & Validierung

Details vor dem Kompilieren ändern.

• Sie können die IBAN, BIC oder den Betrag des Gläubigers direkt in der Staging-Tabelle aktualisieren.
• Warnungen werden angezeigt, wenn eine BIC fehlt oder wenn Sie versuchen, eine QR-IBAN ohne gültige QRR-Referenz zu verwenden.

Schweizer Inland (Regulär)

Standard-Inlandsüberweisung.

• Erfordert eine Standard-IBAN oder Kontonummer.
• Verbietet ausdrücklich QR-IBAN-Formate.
• Name des Begünstigten, IBAN und Betrag sind zwingend erforderlich.

Schweizer QR-Rechnungszahlung

Obligatorische Strategie für QR-IBAN-Konten.

• Erfordert eine gültige 21-stellige Schweizer QR-IBAN (Format CH/LI mit ID-Bereich 30000-31999).
• Obligatorische 27-stellige numerische QR-Referenz mit gültiger Modulo10-Prüfziffer.
• Die Abwicklung ist streng auf CHF- oder EUR-Währungen beschränkt.

Internationale Überweisung (SEPA / Cross-Border)

Für Zahlungen in mehreren Währungen oder internationale Zahlungen.

• Erfordert Stadt und Land des Begünstigten sowie Standard-IBAN oder Nicht-IBAN-Kontonummern.
• Erfordert die Angabe eines Gebührenträgers (Geteilt, Sender zahlt alle, Empfänger zahlt alle) und eines obligatorischen Verwendungszweck-Codes (z. B. Allgemeine Güter, Gehalt).
• Für SEPA (Szenario A) muss die Währung exakt EUR sein.

Änderbare Felder & Xero-Sync

Was eingegeben und in der Cloud gespeichert werden kann.

• Sie können den Namen des Begünstigten, Adresse (Straße/PLZ/Stadt/Land), Kontakt-IBAN, BIC/SWIFT, Referenz, Währung und Betrag direkt in Digintu bearbeiten.
• Über die Aktion "Speichern" werden Änderungen für Kontaktname, Adressblock und Rechnungsreferenz direkt an Xero zurückgesendet.
• Änderungen an Bankdaten (IBAN/BIC), Währung und Betrag gelten NUR für die generierte Zahlungsdatei und überschreiben Ihre Stammdaten in Xero nicht.

Zeilen abgleichen

• Öffnen Sie den Arbeitsbereich Bankauszüge.
• Wählen Sie das Zielbankkonto aus.
• Laden Sie die von Ihrer Bank bereitgestellte CAMT.053/054 XML-Datei hoch.
• Überprüfen Sie die Konfidenz-Match-Scores (Perfekt, Partiell, Namensübereinstimmung).

Konfidenz-Scores & Matching

Wie die Engine Transaktionen verknüpft.

• Perfekter Match (Grün): Betrag und Referenz exakt abgeglichen.
• Referenz abgeglichen (Blau): Referenz stimmt überein, Betrag kann jedoch abweichen.
• Partiell/Überzahlung (Gelb): Mögliche Diskrepanz bei Beträgen.
• Duplikat (Rot): Transaktion wurde bereits synchronisiert.

Manueller CSV-Export & Upload

Laden Sie die generierte CSV herunter und laden Sie sie manuell in Xero hoch.

• Wählen Sie im Menü Buchhaltung die Option Bankkonten.
• Klicken Sie bei dem Bankkonto, in das Sie Ihre Datei importieren möchten, auf das Menüsymbol und wählen Sie Auszug importieren.
• Ziehen Sie die von Digintu heruntergeladene CSV-Datei per Drag & Drop in Datei zum Hochladen oder klicken Sie auf Datei auswählen.
• Falls Sie dazu aufgefordert werden, ordnen Sie die Spalten Ihrer Importdatei den übereinstimmenden Xero-Feldern zu und klicken Sie auf Weiter.
• Wählen Sie ggf. das Datumsformat und klicken Sie auf Weiter.
• Überprüfen Sie die importierten Transaktionen und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Transaktion, die Sie nicht importieren möchten.
• Klicken Sie auf Import abschließen.

Direkter 1-Klick-Abgleich

Pushen Sie Auszüge direkt zu Xero für einen automatischen Abgleich.

• Wenn Transaktionen direkt gepusht werden, ermittelt Digintu den Datensatztyp basierend auf der Übereinstimmungszuverlässigkeit.
• Für hochgradig vertrauenswürdige Übereinstimmungen (80 % oder mehr), die mit einer bestehenden Xero-Rechnung verknüpft sind, wird ein Zahlungsdatensatz gegen die Rechnung erstellt.
• Für andere Transaktionen wird eine direkte Spend/Receive-Banktransaktion (Kontotransaktion) generiert, dem Kontocode "200" zugeordnet und mit dem erkannten Kontakt verknüpft.
• Alle direkten Pushes umgehen die manuelle Dateizuordnung und aktualisieren Ihr Xero-Ledger sofort.

Standard PDF

• Generiert ein Standard-Drucklayout ohne eingebettete Metadaten.
• Aktivieren Sie 'Geänderte Adresse wieder in Xero speichern', um die Adresse des Kunden direkt von Digintu aus dauerhaft zu aktualisieren.
• Wählen Sie 'PDF wieder an Xero anhängen', um die Datei direkt in die Xero-Rechnung hochzuladen.

ZUGFeRD XML

• Erstellt ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten.
• Wählen Sie zwischen den ZUGFeRD-Profilen Basic (Detailliert), Comfort (EN16931), Erweitert oder Minimum (Nur Kopfzeile).
• Aktivieren Sie 'Geänderte Adresse wieder in Xero speichern', um die Adresse dauerhaft zu aktualisieren.
• Wählen Sie 'PDF wieder an Xero anhängen', um die Datei direkt in die Xero-Rechnung hochzuladen.

Schweizer QR-Rechnung

• Hängt der letzten Seite einen offiziellen, vektorbasierten Schweizer QR-Einzahlungsschein an.
• Für QR-IBANs berechnet das System automatisch eine 27-stellige QRR-Referenz mit gültiger Mod10-Prüfziffer.
• Für Standard-IBANs wird eine ISO 11649 SCOR-Referenz generiert, die mit RF beginnt.
• Aktivieren Sie 'Referenz mit Xero-Rechnung synchronisieren', um den generierten Token zu speichern.
• Aktivieren Sie 'Geänderte Adresse wieder in Xero speichern', um die Adresse dauerhaft zu aktualisieren.
• Wählen Sie 'PDF wieder an Xero anhängen', um die Datei direkt hochzuladen.

Hybrid (Vollständig)

• Kombiniert eingebettete XML-Daten mit einem scannbaren Schweizer QR-Einzahlungsschein auf der letzten Seite.
• Konfigurieren Sie ZUGFeRD-Profile, um die Striktheit des XML-Schemas zu erfüllen.
• Das System verarbeitet die Referenzgenerierung (QRR für QR-IBANs, SCOR für Standard-IBANs).
• Aktivieren Sie 'Geänderte Adresse wieder in Xero speichern', um die Adresse dauerhaft zu aktualisieren.
• Wählen Sie 'PDF wieder an Xero anhängen', um die Datei direkt hochzuladen.

Wie die Überprüfung funktioniert

Der Abgleich verwendet strenge UID- und unscharfe Namenslogik.

• Digintu versucht zunächst, den Kontakt über die Xero-Kontonummer zuzuordnen, vorausgesetzt, sie enthält eine gültige Schweizer UID.
• Wenn keine UID gefunden wird oder der Abgleich fehlschlägt, greift Digintu auf eine Textsuche mit dem Namen des Kontakts zurück.
• Wenn mehrere Unternehmen ähnliche Namen haben, wird Ihnen eine Liste angezeigt, aus der Sie den richtigen Partner manuell auswählen können.

Zefix-Felder erklärt

Verständnis der abgerufenen Compliance-Daten.

• EHRA-ID & CH-ID: Eindeutige eidgenössische und kantonale Identifikatoren für das Unternehmen.
• SHAB-Datum: Das Datum der jüngsten Publikation im Schweizerischen Handelsamtsblatt.
• Status: Gibt an, ob das Unternehmen AKTIV oder LIQUIDIERT ist. Rote Badges erfordern sofortige Aufmerksamkeit.
• Rechtssitz & Zweck: Überprüft die offizielle registrierte Adresse und den verbindlichen Unternehmenszweck.

Xero-Synchronisation

Wie Digintu Ihr Hauptbuch aktualisiert.

• Beim Verknüpfen eines verifizierten Datensatzes verwendet Digintu das Feld 'Kontonummer' in Xero, um die validierte Zefix-UID (z. B. CHE-123.456.789) zu speichern.
• Standardmäßig überschreibt Digintu alle vorhandenen Daten im Feld Kontonummer, um die Compliance-Konsistenz zu gewährleisten.
• Sie können diese automatische Aktualisierung deaktivieren, bevor Sie auf 'Akzeptieren & Verknüpfen' klicken.

Preise & Guthaben

Kosten der Überprüfung.

• Das Abfragen des Registers und das Anzeigen der ersten Suchergebnisse ist völlig kostenlos.
• Das Abrufen des vollständigen, detaillierten Compliance-Profils kostet 1 Verifizierungs-Guthaben.
• Das Guthaben wird bei erfolgreichem Abruf automatisch von Ihrem Workspace-Guthaben abgezogen.

Transaktionskontingente

• Der kostenlose Plan umfasst 10 Dokumenten-Extraktionen/Syncs pro Monat.
• Der Standard-Plan umfasst 100 Transaktionen pro Monat.
• Der Advanced-Plan umfasst unbegrenztes Transaktions-Parsing.

Verwaltung Ihres Abonnements & der Kapazität

• Gehen Sie zum Profil.
• Klicken Sie unter "Arbeitsbereich-Kapazität" auf "Kapazität verwalten", um Ihre Team-Lizenzen oder verknüpften Organisationen zu skalieren.
• Alle Rechnungsänderungen werden sofort anteilig berechnet.

Schweizer NGO-Rabatte

• Geben Sie während des Bezahlvorgangs Ihre Zefix UID ein.
• Wenn Ihre Organisation ein eingetragener Verein/Stiftung ist, wird dauerhaft ein Rabatt von 50 % auf Ihr Premium-Abonnement angewendet.

Upgrades und Downgrades

Ändern Ihres Basis-Abonnements.

• Navigieren Sie zu Ihrem Profil.
• Klicken Sie auf 'Upgrade auf Advanced', um über das Stripe-Portal zu wechseln. Ungenutzte Zeit wird automatisch angerechnet.
• Um auf Standard zu downgraden, müssen Sie zunächst Ihre Team-Lizenzen und verknüpften Organisationen auf 1 reduzieren.
• Klicken Sie direkt in der App-Oberfläche auf 'Downgrade auf Standard'.

Verwaltung von Kapazitäts-Erweiterungen

Hinzufügen von Plätzen oder Organisationen.

• Klicken Sie im Advanced-Plan auf 'Kapazität verwalten'.
• Verwenden Sie die +/- Schaltflächen, um Team-Lizenzen oder Organisationen zu skalieren.
• Das System zeigt vor dem Speichern eine Live-Vorschau der anteiligen Upgrade-Kosten oder Downgrade-Gutschrift an.

Kundenabrechnungsportal

Rechnungen und Zahlungsmethoden.

• Klicken Sie auf 'Abonnement verwalten', um auf das sichere Stripe-Portal zuzugreifen.
• Aktualisieren Sie Ihre Standard-Kreditkarte oder Rechnungsadresse.
• Laden Sie frühere PDF-Rechnungen und Quittungen herunter.
• Kündigen Sie Ihr Abonnement jederzeit (die Kündigung wird zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums wirksam).

Enterprise-Plan

Maßgeschneiderte Umgebungen für Großbetriebe.

• Beinhaltet benutzerdefinierte Preise, die über B2B-Rechnungen und herkömmliche Überweisungen bezahlt werden.
• Schalten Sie unbegrenzte benutzerdefinierte Organisationen, dedizierte Plätze und personalisiertes Onboarding frei.
• Um ein Enterprise-Angebot anzufordern, nutzen Sie die Kontakt-Schaltfläche unten auf der Seite.

Mitglieder einladen und entfernen

• Gehen Sie zur Seite Teamverwaltung.
• Klicken Sie auf "Mitglied einladen" und geben Sie deren E-Mail-Adresse ein.
• Um ein Mitglied zu entfernen, klicken Sie auf "Entfernen". Ihr Konto wird in einen unabhängigen kostenlosen Arbeitsbereich umgewandelt.

Sicherheit & Berechtigungen

• Digintu erbt Xero-Berechtigungen direkt über OAuth2.
• Wenn ein Teammitglied keinen expliziten Zugriff auf eine Organisation in Xero hat, kann es auch innerhalb von Digintu nicht auf deren Daten zugreifen.

Arbeitsbereich-Einstellungen

Anpassen Ihrer Umgebung.

• Der Eigentümer des Arbeitsbereichs kann neben dem Namen des Arbeitsbereichs auf 'Bearbeiten' klicken, um ihn umzubenennen.